Az irodák számára a szükséges eszközök beszerzése nem olcsó mulatság, ezért mindenki ott spórol, ahol tud. Az egyszerű nyomtató vásárlás helyett, például gazdaságosabb megoldás lehet a multifunkciós nyomtató beszerzése.

Ezzel ugyanis megoldható a fénymásolás és a szkennelés, így elég csak egy berendezést vásárolni és üzemeltetni több feladat ellátásához. Ez is egyfajta pénz megtakarítási módszer a kisebb költségvetéssel működő cégek, irodák számára. Ugyanakkor azért is jelent praktikus megoldást a multifunkciós berendezés használata, mert helytakarékos.

A fénymásolás már maga is gazdaságosabb módszer, mint a nyomtatás, így olyan esetekben is használható, amikor elég csak lemásolni egy dokumentumot és nem szükséges újat nyomtatni belőle.

A másolat majdnem ugyanolyan jó minőségű, mint az eredeti példány, ezért érdemes használni ezt a módszert, ha lehetőség van rá. A modern berendezésekkel már a színes fénymásolás is megoldható, így ilyen esetekben sem kell több példányban kinyomtatni ugyanazt, mert az gazdaságilag nem mindig éri meg.